Un artisan de la région nous montre son devis, très bien fait, avec un logo soigné et une adresse de contact en @orange.fr. Un cabinet voisin utilise bien son nom de domaine, mais les boîtes sont restées chez l'hébergeur qui avait fabriqué le site en 2014 : personne ne connaît le mot de passe d'administration, le webmail date d'une autre époque, et les messages importants finissent régulièrement dans les indésirables de leurs destinataires.
Ces deux situations se règlent avec une messagerie professionnelle sur votre nom de domaine, et Infomaniak constitue souvent le bon niveau pour une petite structure. Vous obtenez des boîtes @votre-entreprise, un webmail correct, un agenda et des contacts synchronisés, chez un hébergeur suisse dont l'infrastructure se trouve en Suisse. Nous sommes partenaire Infomaniak et nous administrons ces comptes au quotidien, tout en laissant le compte au nom de votre société : vous payez l'hébergeur directement, et vous restez propriétaire de vos accès.
Ce que couvre une messagerie Infomaniak pour une équipe de cinq à quinze personnes
Vous disposez de boîtes nominatives, du type prenom.nom@votre-entreprise, et d'un ou deux alias génériques comme contact@ ou compta@ qui redistribuent vers les bonnes personnes sans consommer une boîte entière. L'accès se fait depuis le webmail dans un navigateur, depuis un logiciel de messagerie sur l'ordinateur, et depuis les téléphones. Le protocole IMAP conserve les messages sur le serveur et les présente à l'identique sur chaque appareil.
L'agenda et le carnet d'adresses se partagent entre collaborateurs, ce qui suffit pour planifier des interventions ou une salle de réunion. La synchronisation avec les téléphones fonctionne, à condition de la configurer plutôt que de laisser chacun improviser, faute de quoi vous obtenez des calendriers en double et des contacts personnels mélangés aux contacts professionnels.
Pour une entreprise de six à quinze personnes dont le besoin s'arrête aux courriels, à l'agenda et aux fichiers partagés, cet ensemble couvre le quotidien sans facturer des fonctions que personne n'ouvrira. Nous complétons fréquemment avec l'espace de fichiers du même fournisseur, décrit dans notre article sur kDrive et les dossiers d'équipe.
Ce que cette messagerie ne remplace pas
Il faut être clair sur les limites, sans quoi la déception arrive six mois plus tard. Vous n'obtenez pas de plateforme de conversation d'équipe comparable à Teams, ni de gestion centralisée des postes de travail, ni d'annuaire d'identités unique servant à ouvrir les sessions Windows et à contrôler l'accès aux applications métier.
Cette dernière absence est la plus structurante. Dans une suite comme Microsoft 365, l'annuaire d'identités sert de socle à l'ensemble : un compte unique ouvre la session, la messagerie et les applications, et sa désactivation coupe tout d'un coup. Avec une messagerie hébergée seule, la boîte et le compte Windows restent deux choses distinctes, qu'il faut penser à traiter séparément lors d'un départ.
Le choix se tranche donc sur des critères simples. Si vos clients vous imposent des réunions dans Teams, si votre parc est déjà administré de façon centralisée, ou si vous manipulez des bibliothèques documentaires collaboratives, la suite Microsoft devient plus cohérente et nous la comparons dans notre article sur Microsoft 365 pour une PME. Si votre besoin consiste à quitter une adresse de fournisseur d'accès et à disposer d'une messagerie solide sur votre domaine, Infomaniak suffit et coûte moins cher à administrer.
Les réglages qui décident si vos messages arrivent réellement
Changer d'hébergeur de messagerie ne consiste pas seulement à créer des boîtes. La délivrabilité de vos courriels dépend de quatre éléments techniques, tous logés dans la zone DNS de votre domaine, et tous vérifiables.
- Les enregistrements MX désignent le serveur qui reçoit vos messages. Nous rencontrons souvent des MX pointant encore vers l'ancien hébergeur, si bien qu'une partie des messages arrive dans une boîte que personne ne consulte plus.
- Les mécanismes SPF, DKIM et DMARC prouvent aux serveurs destinataires que vos messages sortent bien d'une source autorisée. Sans eux, vos courriels finissent en indésirables et votre domaine devient facile à usurper : nous détaillons ce sujet dans notre article sur les courriels qui arrivent en indésirables.
- Le formulaire de contact de votre site doit envoyer ses messages par une authentification propre sur le serveur d'envoi, et non par la fonction d'envoi interne du langage de programmation. Cette erreur explique une grande partie des formulaires qui affichent un message de remerciement sans qu'aucun courriel n'arrive, comme nous l'expliquons dans notre article sur le formulaire qui dit merci sans rien envoyer.
- Le filtrage des messages indésirables et des tentatives de hameçonnage se place devant la messagerie. Les protections intégrées d'un hébergeur écartent l'essentiel du courrier publicitaire, mais elles ne remplacent pas une solution dédiée quand votre entreprise est visée par des tentatives de fraude, thème que nous traitons dans notre article sur le spam et le hameçonnage.
Ce que la corbeille conserve, et pourquoi un export reste nécessaire
Une messagerie hébergée présente une caractéristique que les dirigeants découvrent parfois tardivement : le serveur détient l'unique exemplaire de vos messages. Le protocole IMAP affiche les mêmes dossiers partout, ce qui est confortable, mais signifie qu'une suppression s'applique immédiatement sur tous les appareils.
Les éléments supprimés passent en corbeille, avec une durée de conservation limitée que vous devez vérifier dans votre contrat plutôt que de la deviner. Passé ce délai, la récupération dépend de ce que l'hébergeur conserve pour ses propres besoins d'exploitation, ce qui n'est pas un service de restauration à votre disposition. Un compte dont le mot de passe a été volé peut par ailleurs être vidé par un tiers, sans aucune panne du service.
Nous mettons donc en place un export régulier des boîtes vers un stockage que vous maîtrisez, en particulier pour les boîtes de direction et de comptabilité qui contiennent l'historique contractuel de l'entreprise. Attention à une pratique répandue qui donne l'illusion d'une sauvegarde : l'archivage local dans un fichier sur l'ordinateur d'un collaborateur. Ce fichier sort les messages du serveur, il n'est visible que sur un seul poste, il n'est presque jamais copié ailleurs, et il disparaît avec le disque dur. Un export centralisé et vérifié remplit correctement le rôle qu'on lui attribue à tort.
Notre méthode pour migrer une messagerie sans perdre un message
Nous commençons par un inventaire : le registraire du domaine, l'accès à la zone DNS, la liste des boîtes réellement utilisées et le volume de chacune. Cette liste est presque toujours plus courte que prévu, parce que des boîtes créées pour un salarié parti depuis longtemps continuent d'exister.
Nous créons ensuite les boîtes chez le nouvel hébergeur et nous lançons une copie des messages depuis l'ancien serveur, pendant que l'ancienne messagerie continue de fonctionner normalement. Cette phase peut durer plusieurs heures ou plusieurs jours selon les volumes, sans gêne pour les utilisateurs. Nous abaissons ensuite la durée de vie des enregistrements DNS afin que la bascule se propage vite, puis nous changeons les MX à un moment choisi avec vous, généralement en début de matinée pour disposer de la journée en cas d'ajustement.
Nous relançons alors une synchronisation finale pour récupérer les messages arrivés pendant la transition, nous reconfigurons les logiciels de messagerie et les téléphones, et nous procédons à des envois de test vers des destinataires externes pour vérifier la signature du domaine. Nous activons l'authentification à deux facteurs sur le compte d'administration et nous documentons les accès. L'ancien hébergement reste en place quelques semaines, le temps de confirmer que rien ne manque.
Ce travail entre dans notre offre de gestion des messageries, au sein d'un contrat d'infogérance à partir de 120 HT / mois, avec le même chiffre en euros et en francs. Le paramétrage des services en ligne se réalise à distance, et nous nous déplaçons dans le Bassin Genevois pour les postes et les téléphones. Une migration réalisée dans l'urgence, un dimanche et sans procédure écrite, relève de l'intervention exceptionnelle facturée 230 HT / h hors contrat, ce que nous préférons éviter à tout le monde.
Si vos courriels dépendent encore de l'hébergeur qui a fabriqué votre site il y a dix ans, demandez-nous un état des lieux. Nous vous dirons s'il faut simplement séparer la messagerie du site, ou basculer vers une solution dont vous détenez enfin les clés.