Beaucoup de petites entreprises de la région travaillent chez Google sans y avoir jamais réfléchi. Le gérant a créé une boîte Gmail au lancement de l'activité, les salariés suivants ont reçu une adresse au même endroit, et l'ensemble fonctionne depuis des années. Quand nous demandons qui administre le domaine, la réponse tient souvent en une adresse personnelle, parfois celle du fils du fondateur, avec un mot de passe que deux personnes croient connaître.
Google Workspace n'est pourtant pas un Microsoft 365 au rabais, et ce n'est pas non plus une boîte Gmail gratuite avec un logo d'entreprise. C'est une suite complète, avec ses propres mécanismes d'identité, ses propres notions de partage et ses propres pièges. Nous administrons les deux mondes dans le cadre de notre gestion des messageries, et nous ne cherchons pas à convertir une entreprise qui vit bien chez Google.
Ce que contient Workspace, et ce qui le distingue d'une adresse Gmail ordinaire
La différence essentielle ne réside pas dans l'interface, qui ressemble beaucoup à celle de Gmail personnel, mais dans la propriété des comptes. Dans un abonnement professionnel, les comptes appartiennent à l'entreprise et se gèrent depuis une console d'administration : vous créez une adresse, vous suspendez un accès, vous transférez des documents, vous imposez une règle de sécurité. Avec des boîtes Gmail personnelles, chaque salarié détient son compte et l'entreprise ne détient rien.
Vous obtenez donc des adresses sur votre nom de domaine, un agenda partagé, un espace de fichiers, des visioconférences et un carnet d'adresses commun. La journalisation des connexions vous permet en outre de savoir qui s'est connecté et depuis où, ce qui devient précieux le jour où un compte se comporte étrangement.
Une précision de vocabulaire évite une confusion fréquente lors des échanges avec un prestataire : Google Workspace désigne la suite bureautique et collaborative, tandis que Google Cloud désigne la plateforme d'hébergement d'infrastructures et d'applications, qui se facture et s'administre séparément.
Mon Drive et les Drive partagés : la distinction qui décide de ce qui survit à un départ
C'est le point technique le plus important de cet article, et celui que nous corrigeons le plus souvent. L'espace de fichiers de Google se décline en deux formes qui se ressemblent à l'écran et se comportent très différemment.
Le premier espace, appelé Mon Drive, appartient à un utilisateur. Les documents qui s'y trouvent lui sont rattachés, même lorsqu'il les partage avec toute l'équipe. Le jour où ce collaborateur quitte l'entreprise et que son compte est supprimé, ses documents partent avec lui, y compris ceux que douze personnes consultaient chaque semaine.
Le second espace, appelé Drive partagé, appartient à l'entreprise. Les documents y résident indépendamment de leurs auteurs, les droits se règlent par appartenance, et la suppression d'un compte n'affecte rien. Un projet qui vit dans un Drive partagé traverse les arrivées et les départs sans intervention particulière.
Nous constatons régulièrement que la comptabilité, les contrats et les modèles de devis d'une entreprise résident dans le Mon Drive d'une seule personne. La correction consiste à créer les Drive partagés correspondants, à déplacer les contenus, puis à vérifier que rien ne subsiste dans les espaces personnels avant toute suppression de compte. Cette séquence rejoint ce que nous décrivons dans notre article sur le départ d'un salarié et la révocation des accès : le transfert des documents se fait avant la fermeture du compte, jamais après.
Google assure la disponibilité de son service, pas la récupération de vos documents
Le raisonnement est le même que chez les autres éditeurs de suites en ligne, et il mérite d'être posé explicitement. Google maintient son infrastructure en fonctionnement, réplique ses centres de données et garantit l'accès au service. Il ne s'engage pas à vous restituer un dossier supprimé il y a plusieurs mois, ni le contenu d'une boîte vidée par un intrus qui détenait un mot de passe valide.
Les éléments supprimés passent en corbeille pour une durée limitée, que vous devez vérifier dans les conditions de votre abonnement plutôt que de la supposer généreuse. Un administrateur dispose ensuite d'une courte période supplémentaire pour repêcher certains éléments, et au-delà la donnée n'existe plus. Quand un poste synchronisé est atteint par un logiciel de rançon, les fichiers chiffrés remontent dans l'espace en ligne comme n'importe quelle modification.
Nous mettons donc en place une copie hors du domaine Google lorsque les documents et les échanges ont une valeur contractuelle, avec une profondeur d'historique choisie par vous. Le principe et les mécanismes sont détaillés dans notre article expliquant pourquoi une suite en ligne n'est pas une sauvegarde, et le raisonnement s'applique à l'identique ici.
Rester chez Google, basculer chez Microsoft ou simplifier : nos critères de décision
Nous conseillons de rester sur Workspace quand l'équipe travaille naturellement dans le navigateur, quand les documents collaboratifs se rédigent à plusieurs en même temps, et quand aucun besoin de gestion centralisée des postes Windows ne se profile. Une migration coûte du temps et de la fatigue, et elle ne se justifie pas par principe.
Nous recommandons d'étudier une bascule vers Microsoft 365 dans trois situations. La première tient à des clients ou des partenaires qui imposent Teams pour les réunions et les échanges de documents. La deuxième tient à un parc Windows que vous souhaitez administrer de façon centralisée, avec des sessions rattachées à un annuaire d'identités : nous décrivons ce socle dans notre article sur l'annuaire d'identités derrière Microsoft 365. La troisième tient à des applications métier qui s'intègrent mal avec les formats et les authentifications de Google.
Pour une structure de quelques personnes dont le besoin s'arrête aux courriels, à l'agenda et aux fichiers partagés, une messagerie hébergée plus simple mérite aussi l'examen, comme nous le montrons dans notre article sur la messagerie Infomaniak.
La configuration à éviter absolument est celle des deux suites en parallèle sans décision assumée : les devis dans un espace, les courriels dans l'autre, l'agenda sur un téléphone personnel. Personne ne sait plus où se trouve la version à jour, et le coût s'additionne sans qu'aucun bénéfice apparaisse.
Un mot enfin sur une habitude qui génère des tickets récurrents. Il est techniquement possible de connecter un logiciel de messagerie Microsoft à une boîte Gmail, et cela fonctionne, jusqu'aux calendriers qui se dédoublent et aux invitations qui se perdent. Quand une entreprise choisit Google, nous recommandons d'utiliser les outils de Google, parce que mélanger deux univers double les incidents sans rien apporter à personne.
Notre méthode pour reprendre un domaine Google déjà en place
Nous établissons d'abord l'inventaire : le propriétaire du nom de domaine, l'accès à la zone DNS, la liste des comptes administrateurs, les comptes suspendus qui consomment encore une licence, les Drive partagés existants et les partages ouverts vers l'extérieur. Cette lecture révèle en général plusieurs surprises, dont des documents accessibles à toute personne disposant du lien.
Nous transférons ensuite le rôle d'administrateur vers un compte de l'entreprise, jamais vers une adresse personnelle, et nous activons l'authentification à deux facteurs sur ce compte en priorité. Nous vérifions les enregistrements SPF, DKIM et DMARC du domaine afin que vos courriels soient reconnus légitimes, sujet que nous traitons dans notre article sur les courriels qui arrivent en indésirables. Nous structurons les Drive partagés, nous rapatrions ce qui traîne dans les espaces personnels, et nous écrivons la procédure d'arrivée et de départ d'un collaborateur.
Nous laissons enfin une documentation courte qui indique qui administre quoi, où se trouvent les documents et comment demander un accès. Ce suivi entre dans un contrat d'infogérance à partir de 120 HT / mois, avec le même chiffre en euros et en francs. Les licences Google restent facturées par Google, sur un compte qui vous appartient. La console s'administre à distance, et nous nous déplaçons dans le Bassin Genevois pour les postes de travail et les téléphones.
Si l'unique administrateur de votre domaine Google est encore une adresse personnelle, mettons cela en ordre rapidement. C'est le même niveau d'urgence qu'un compte d'administration Microsoft rattaché à une boîte privée : tant que la situation dure, votre entreprise dépend d'un accès qu'elle ne contrôle pas.