Microsoft Teams sert de point d'entrée quotidien à Microsoft 365 dans beaucoup de PME : la messagerie instantanée, les réunions en visioconférence, parfois la téléphonie, et les fichiers d'un canal. Ce n'est ni un outil de visioconférence ajouté à côté de la suite, ni un standard téléphonique livré prêt à l'emploi. C'est une interface qui assemble des services existants, et c'est précisément ce que ses utilisateurs ignorent.
Dans le Bassin Genevois, nous ouvrons régulièrement des espaces Teams qui comptent une douzaine d'équipes créées au fil des mois, dont deux seulement sont actives. Les autres portent des noms d'un projet terminé, contiennent trois messages et un devis en pièce jointe. Personne n'ose les supprimer parce que personne ne sait ce qu'il y a dedans. Un an plus tard, un salarié cherche la dernière version d'un contrat et la trouve dans une conversation privée, pas dans un dossier.
Nous cadrons Teams avec la gestion des messageries et l'infogérance, à partir de 120 HT / mois. Nous ne revendons pas les licences Microsoft, dont le tarif dépend de votre revendeur et du niveau retenu, sujet abordé dans Business Basic, Standard ou Premium.
Une équipe Teams crée bien plus qu'une conversation
Quand un utilisateur clique sur « créer une équipe », Microsoft 365 crée en réalité plusieurs objets d'un seul coup : un groupe d'identités dans Entra ID, un espace SharePoint avec sa bibliothèque de documents, une boîte de réception de groupe et l'équipe visible dans l'application. Chaque canal correspond à un dossier de cette bibliothèque, et un canal privé donne naissance à un espace SharePoint distinct avec ses propres droits.
Cette mécanique explique deux observations que nous faisons souvent. D'une part, les fichiers d'un canal ne sont pas stockés « dans Teams » : ils sont dans SharePoint, et ils héritent des règles de droits et de rétention de cet espace. D'autre part, laisser tout le monde créer des équipes revient à laisser tout le monde créer des groupes d'identités et des espaces de fichiers, ce qui n'est pas une décision anodine. Nous limitons donc généralement la création aux personnes qui en assument la responsabilité.
Le chat n'est pas un endroit où classer des documents
Un fichier envoyé dans une conversation privée n'est pas rangé dans une bibliothèque d'équipe : il est déposé dans l'espace personnel de l'expéditeur et partagé par un lien. Il suit donc le compte de cette personne, avec la conséquence que nous détaillons dans notre article sur OneDrive Entreprise : quand la licence est supprimée au départ du salarié, le lien cesse de fonctionner et le document devient introuvable pour l'équipe.
Le même raisonnement vaut pour les enregistrements de réunion. Selon le type de réunion, ils atterrissent soit dans l'espace personnel de l'organisateur, soit dans la bibliothèque du canal. Une PME qui enregistre des réunions contenant des données de clients ou de salariés a besoin de savoir où ces fichiers se trouvent et combien de temps ils sont conservés, plutôt que de le découvrir au moment d'une demande d'accès.
Enfin, ni le chat ni la bibliothèque associée ne constituent une sauvegarde. Microsoft assure la disponibilité du service, pas la restauration d'un document supprimé il y a plusieurs mois. Nous développons ce point dans Microsoft 365 n'est pas une sauvegarde, et il conduit presque toujours à prévoir une copie hors du tenant quand les documents ont une valeur contractuelle.
Les invités externes et la porte que personne ne referme
Teams permet d'inviter un client, un comptable ou un prestataire dans une équipe. La fonction est utile et nous l'utilisons, à condition de savoir qui entre et pour combien de temps. Chaque invité devient un compte visible dans votre annuaire d'identités, avec accès aux conversations et aux fichiers de l'équipe concernée.
Le défaut que nous corrigeons le plus souvent tient en une phrase : les invités restent. Un prestataire dont la mission s'est terminée deux ans plus tôt figure encore dans l'équipe « Direction », parce que personne n'a pensé à le retirer. Nous mettons donc en place une revue périodique des comptes invités, dans le même esprit que la procédure décrite dans révoquer les accès au départ d'un salarié.
Une visioconférence qui coupe n'est pas toujours la faute de Teams
Quand une réunion se hache, le premier réflexe consiste à accuser l'application. Dans les cabinets et les bureaux que nous suivons, la cause se situe le plus souvent en amont : une borne Wi-Fi unique qui couvre mal l'étage, une salle de réunion située à l'extrémité de la portée du signal, ou une connexion partagée avec des sauvegardes qui tournent en journée. Nous expliquons ce que suppose une couverture correcte dans notre article sur le Wi-Fi professionnel.
Nous vérifions donc le réseau avant de modifier quoi que ce soit dans Teams, et nous privilégions le raccordement filaire pour les salles de réunion utilisées tous les jours. Teams ne remplace pas non plus le site internet de l'entreprise, un logiciel de gestion, ni un espace de fichiers structuré si SharePoint n'a jamais été cadré.
La téléphonie dans Teams se traite comme un projet à part
Passer les appels de l'entreprise dans Teams est techniquement possible et fonctionne bien, mais cela suppose un plan de numérotation, un opérateur, la portabilité des numéros existants et la définition des règles de renvoi. Ce n'est pas une case à cocher dans la console d'administration. Nous instruisons ce sujet séparément, et il arrive que nous recommandions de conserver le standard existant lorsque l'installation actuelle répond au besoin et que l'équipe est réduite.
Comment nous remettons en ordre un Teams encombré
Nous commençons par lister les équipes existantes, leur date de dernière activité et leur propriétaire déclaré. Cette liste suffit généralement à faire apparaître les espaces à archiver. Nous convenons ensuite d'une structure courte, deux à cinq équipes pour une PME de trente personnes, avec des noms compréhensibles par un nouvel arrivant et deux propriétaires nommés par équipe, pour éviter l'orphelin après un départ.
Nous déplaçons les documents utiles du chat vers les bibliothèques, nous limitons la création d'équipes, nous revoyons les invités et nous imposons la double authentification sur les comptes à privilèges. Nous maintenons en parallèle un filtrage comme Mailinblack devant la messagerie, parce que les tentatives de fraude continuent d'arriver par courriel et non par la conversation d'équipe.
Nous terminons par une formation courte, de l'ordre d'une heure, qui répond à deux questions concrètes : où déposer un document pour que l'équipe le retrouve dans six mois, et quelles informations n'ont rien à faire dans une conversation. Nous ne formons pas des utilisateurs sur un espace en désordre, nous rangeons d'abord.
Notre temps se facture au même montant HT en euros ou en francs, et ce travail se traite en grande partie à distance. Si votre Teams est devenu un grenier où plus personne ne retrouve la bonne version d'un document, parlons de sa remise en ordre. Nous archivons les canaux inactifs sans les détruire, puis nous posons une structure que vous pourrez expliquer vous-même.