Dans Microsoft 365, SharePoint est l'endroit où vivent les fichiers d'équipe et, si vous le souhaitez, un intranet léger composé de quelques pages et de listes internes. Ce n'est pas OneDrive, qui reste l'espace personnel de chaque collaborateur, et ce n'est pas un site vitrine destiné au public.
La demande arrive presque toujours dans les mêmes termes : « nous voudrions un Drive comme celui de Google, mais chez Microsoft ». Dans les faits, SharePoint associé à Teams répond correctement à ce besoin pour une PME du Bassin Genevois, à condition d'accepter une heure de cadrage des droits au démarrage. Il arrive aussi que nous recommandions autre chose. Une entreprise de huit personnes qui manipule des fichiers de plan lourds sur un réseau local sera parfois mieux servie par un NAS bien administré, et nous le disons plutôt que d'installer une usine de sites pour huit utilisateurs.
Le cadrage se fait avec le suivi Microsoft 365 et la gestion des messageries, et il s'étend à l'infogérance à partir de 120 HT / mois pour le maintien dans le temps. Si les identités et les règles d'accès deviennent réellement complexes, nous poursuivons du côté d'Azure et Entra. Les licences Microsoft restent facturées par Microsoft ou votre revendeur.
Une bibliothèque de documents n'est pas un dossier réseau
L'habitude d'un lecteur réseau de type S: conduit à traiter SharePoint comme un simple disque partagé, alors que le modèle est différent sur trois points qui changent le quotidien.
D'abord, chaque bibliothèque conserve un historique des versions. Un document écrasé par erreur se récupère dans son état de la veille sans appeler personne, ce qu'aucun dossier réseau classique ne permet aussi simplement. Ensuite, plusieurs personnes peuvent modifier un même document Word ou Excel en même temps, ce qui supprime les fichiers nommés devis_final_v3_corrigé. Enfin, la corbeille fonctionne à deux niveaux, celle de l'utilisateur puis celle de l'administrateur, ce qui laisse une marge de récupération après une suppression.
Ces mécanismes sont utiles et ils ne constituent pas une sauvegarde. Une suppression ancienne, un chiffrement par rançongiciel propagé depuis un poste synchronisé ou une erreur découverte des mois plus tard dépassent ce que la corbeille et l'historique couvrent. Nous appliquons donc ici le même raisonnement que dans Microsoft 365 n'est pas une sauvegarde : dès que les documents ont une valeur contractuelle ou comptable, nous ajoutons une copie conservée hors du tenant.
Deux espaces bien nommés valent mieux que quarante sites
L'erreur d'architecture la plus fréquente consiste à créer un site par sujet, au fil des idées. Le bouton existe, il fonctionne, et personne ne mesure qu'un site nouvellement créé embarque son propre groupe d'identités, sa propre bibliothèque et ses propres droits. Au bout d'un an, quarante espaces coexistent et plus personne ne sait lequel contient la version de référence d'un modèle de contrat.
Nous partons donc de l'organisation réelle de l'entreprise, avec un nombre volontairement réduit d'espaces : par exemple un espace de production commun contenant les dossiers clients et les modèles, plus un espace de direction en accès restreint pour les documents sociaux et financiers. Rappelons que chaque équipe créée dans Teams crée aussi un espace SharePoint : ce n'est donc pas un troisième endroit de stockage, c'est le même, affiché dans une autre interface.
Les droits se donnent à des groupes, pas à des personnes
C'est le point sur lequel nous sommes le plus stricts, parce qu'il détermine la solidité de l'ensemble. Un droit attribué nominativement se perd de vue en quelques mois : personne ne se souvient de l'avoir posé, et personne ne le retire. Un droit attribué à un groupe Entra ID se lit d'un coup d'œil et se révoque en retirant la personne du groupe.
Trois niveaux suffisent dans la très grande majorité des PME. La lecture convient aux documents de référence que personne ne doit modifier, comme un règlement interne. La contribution convient à l'équipe qui produit au quotidien. La propriété, qui autorise la modification des droits, se limite à deux personnes par espace, pas davantage.
Ce qui dérape le plus souvent dans un SharePoint de PME
- Tous les utilisateurs figurent comme propriétaires de la bibliothèque. Un stagiaire supprime un dossier comptable en croyant ranger, et personne ne détecte l'opération avant plusieurs semaines.
- Des liens de partage de type « toute personne disposant du lien » circulent encore deux ans après la fin d'une mission. Ces liens fonctionnent sans authentification, donc ils échappent à toute revue de comptes.
- Chaque ordinateur synchronise l'intégralité des bibliothèques. Les disques se remplissent, les chemins d'accès dépassent la longueur admise et les erreurs de synchronisation deviennent quotidiennes.
- Aucune convention de nommage n'a été posée, si bien que la même information existe sous trois noms dans deux espaces différents.
- Le départ d'un collaborateur est traité en changeant son mot de passe, sans le retirer des groupes. Nous appliquons plutôt la procédure décrite dans révoquer les accès au départ d'un salarié.
Migrer un serveur de fichiers vers SharePoint sans casser l'existant
Une reprise de lecteur réseau demande une préparation, parce que les deux mondes ne tolèrent pas les mêmes choses. Nous relevons d'abord le volume total et le nombre de fichiers, puis nous repérons les éléments qui poseront problème : les chemins trop longs, les caractères refusés dans les noms, les fichiers de bases de données ou de logiciels métier qui n'ont rien à faire dans une bibliothèque synchronisée. Nous profitons de l'opération pour laisser sur place ce qui n'est plus consulté depuis des années, plutôt que de transporter vingt ans d'archives dans l'outil de travail quotidien.
Nous conservons ensuite l'ancien partage en lecture seule pendant une période convenue. C'est la seule manière de vérifier tranquillement que rien ne manque, sans laisser deux emplacements modifiables en parallèle, ce qui produirait deux vérités.
Un intranet léger, pas un second site public
SharePoint sait afficher des pages internes : les actualités de l'entreprise, les procédures, les liens utiles, un annuaire, une liste de matériel. C'est utile et cela reste destiné à vos collaborateurs authentifiés. Le site public de l'entreprise, lui, reste un site WordPress que nous réalisons pour la France et la Suisse. Mélanger les deux usages conduit à exposer un espace interne au monde entier, avec des documents qui n'étaient pas destinés à sortir.
Les étapes que nous suivons pour poser une arborescence tenable
Nous commençons par un entretien court avec vous et une ou deux personnes qui manipulent les fichiers chaque jour. Nous en tirons une cartographie qui distingue le personnel de l'équipe, et qui dit qui lit et qui écrit. Nous créons ensuite un ou deux espaces, les groupes correspondants, et nous posons les droits sur ces groupes.
Nous configurons la synchronisation de manière sélective, dossier par dossier, plutôt que d'activer la copie complète sur chaque poste. Nous supprimons les liens de partage ouverts qui traînent, nous fixons une durée de validité pour les futurs, et nous vérifions le comportement sur les postes Windows comme sur les Mac. Nous rédigeons enfin une note d'une page, que le dirigeant peut relire seul : où déposer quoi, qui appeler quand un droit manque.
Ce travail se traite très majoritairement à distance. Notre temps se facture au même montant HT en euros ou en francs, et une intervention urgente hors contrat est facturée 230 HT / h, ce qui rend le suivi régulier plus économique qu'une reprise en catastrophe après une suppression.
Si vos fichiers d'équipe se trouvent encore dans l'espace personnel du gérant, demandez-nous un cadrage. Nous les déplaçons vers une bibliothèque partagée, ou nous vous orientons vers un NAS si c'est la réponse la plus honnête pour votre organisation.