Infogérance, sites et cloud pour les auto-écoles
Dans une auto-école, le planning des moniteurs et les dossiers d'inscription font tourner toute l'activité.
Un planning qui commande la journée de tous les moniteurs
Une auto-école du Bassin Genevois fait tenir son activité sur un planning : les créneaux de conduite, les disponibilités des enseignants, les véhicules et les rendez-vous d'examen. Ce planning est consulté depuis l'accueil, depuis les téléphones des moniteurs et parfois depuis la salle de code. Quand il devient inaccessible, ce ne sont pas des données qui manquent, ce sont des leçons annulées et des élèves qui se déplacent pour rien.
Le second sujet est celui des dossiers d'inscription. Une inscription rassemble des pièces d'identité, des justificatifs de domicile, des photos, parfois l'autorisation d'un représentant légal pour un élève mineur. Ces pièces arrivent par mail, par formulaire ou en photo, et finissent sur le poste de l'accueil dans un dossier sans structure que personne n'a décidé.
Ce que nous tenons autour de votre logiciel de planning
Nous ne remplaçons ni votre logiciel de planning et de gestion des élèves, ni votre plateforme de code en ligne, et nous ne sommes pas éditeur. Nous tenons le socle : le poste de l'accueil, les machines de la salle de code, le réseau, la messagerie professionnelle, la sauvegarde et le site. Quand l'outil de planning est indisponible, la messagerie et le téléphone doivent rester opérationnels pour prévenir les élèves.
Sur les dossiers d'inscription, nous mettons en place un espace de dépôt et de classement avec des droits, plutôt qu'un dossier partagé accessible depuis n'importe quel poste. La sauvegarde est hors site et testée, parce qu'un dossier d'élève perdu se reconstitue à la main, pièce par pièce. Nous ne rendons aucun avis juridique sur la conservation de ces documents : nous rangeons, nous restreignons les accès et nous documentons.
Les trois situations qui bloquent une auto-école
Planning inaccessible depuis l'accueil
Nous vérifions d'abord ce qui relève de nous : la connexion, le poste, le navigateur et le compte utilisé. Si la panne vient de l'éditeur du planning, nous vous le confirmons rapidement et nous ouvrons le dossier chez lui plutôt que de vous laisser patienter. Pendant ce temps, la messagerie et la ligne téléphonique permettent de prévenir les élèves concernés.
Machines de la salle de code partagées par tous
Une salle de code repose sur des postes ou des tablettes manipulés par des dizaines de personnes chaque semaine. Nous les configurons pour qu'ils reviennent à un état propre, nous limitons ce qu'ils peuvent atteindre et nous les séparons du poste de l'accueil. Les dossiers d'inscription ne sont donc jamais accessibles depuis une machine d'élève.
Pièces d'inscription éparpillées sur le poste de l'accueil
Les justificatifs arrivent par mail, en photo ou sur une clé USB, et finissent dans un dossier que personne n'a structuré. Nous mettons en place un classement par élève, des droits limités au personnel concerné et une sauvegarde hors site testée. Retrouver une autorisation parentale redevient une opération simple.
Trois prestations pour une école de conduite
Infogérance
Poste de l'accueil, machines de la salle de code, imprimante et réseau sous inventaire, avec Bitdefender EDR et des comptes nominatifs pour le personnel. Les postes des élèves reviennent à un état propre après usage et restent séparés des dossiers d'inscription. Contrat à partir de 120 HT par mois, après audit.
Sites internet
Le site présente les formules, les tarifs, les modalités d'inscription, l'équipe et la zone couverte, sur un WordPress hébergé et maintenu. Nous testons le formulaire d'inscription de bout en bout, parce qu'une demande perdue est un élève perdu. Création à partir de 1490 HT, maintenance ensuite.
Expertise cloud
Sauvegarde hors site des dossiers d'élèves et des exports de planning, avec restauration testée, dans le cadre du contrat. Le taux de 1000 HT par jour ne concerne que les dossiers d'infrastructure, ce qui dépasse le besoin d'une auto-école. Quand le dossier le demande, à la journée.
Les inscriptions, les élèves et la salle de code
Une auto-école collecte des documents d'identité et des justificatifs pour chaque élève, y compris pour des personnes mineures avec l'accord de leur représentant légal. Ces pièces méritent mieux qu'un dossier partagé sur le poste de l'accueil, accessible à quiconque s'assoit devant l'écran. Nous posons donc un espace avec des droits restreints, des comptes nominatifs pour le personnel et une sauvegarde hors site. Nous ne nous prononçons pas sur la durée de conservation, qui relève d'un conseil juridique.
La salle de code, lorsqu'elle existe, est un cas particulier dans un petit parc. Ce sont des machines partagées par des dizaines d'élèves, sur lesquelles personne ne devrait pouvoir installer quoi que ce soit ni atteindre les dossiers de l'établissement. Nous les plaçons sur un réseau distinct de celui de l'accueil, et le sans-fil réservé aux élèves suit la même logique : notre article sur séparer les visiteurs de vos dossiers de travail explique comment cette séparation se met en place.
Le troisième sujet est celui des inscriptions qui n'arrivent jamais. Beaucoup d'auto-écoles ont un formulaire qui affiche un message de confirmation sans que le mail parvienne au secrétariat, et le candidat en conclut que vous ne répondez pas. C'est une panne silencieuse, très coûteuse en début de session, décrite dans notre article sur le site qui dit merci quand le mail n'arrive jamais. Nous testons la chaîne complète et nous surveillons les rejets d'envoi.
Le site d'une auto-école a enfin une fonction précise : afficher les formules, les tarifs, les horaires de bureau, les modalités d'inscription et la zone couverte, sans obliger un candidat à téléphoner pour une information de base. Cela allège l'accueil autant que cela améliore votre visibilité locale. La création démarre à 1490 HT, chaque page supplémentaire se facture 90 HT et la mise en ligne 120 HT, avec le détail sur notre page site WordPress et un cadrage depuis la page contact.
Comment nous procédons
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Audit de votre parc
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Contrat sur mesure
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Suivi 24/7
Métiers proches
Associations et formation
École privée
Une école prépare sa rentrée informatique en juillet, pas le matin du premier cours.
Commerce et services
Garage automobile
Quand le réseau de l'atelier tombe, les ponts attendent et tous les rendez-vous de la journée glissent.
Associations et formation
Association
Dans une association, l'informatique change de mains à chaque renouvellement de bureau.
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Questions fréquentes
Intervenez-vous pour les auto-écoles du Bassin Genevois ?
Oui. Dans une auto-école, le planning des moniteurs et les dossiers d'inscription font tourner toute l'activité. Nous nous déplaçons sur site dans le Bassin Genevois et nous prenons en main à distance, selon ce que la panne exige.
Les élèves peuvent-ils utiliser nos postes sans accéder aux dossiers d'inscription ?
Oui, c'est exactement ce que nous mettons en place. Les machines de la salle de code sont sur un réseau distinct, avec des sessions qui reviennent à un état propre et aucun accès aux dossiers de l'accueil. Le sans-fil des élèves est également séparé de celui du personnel, avec sa propre configuration.
Notre planning et notre outil de code sont en ligne : que reste-t-il à infogérer ?
Tout ce qui vous permet d'y accéder et de travailler autour : le poste de l'accueil, la connexion, le réseau, la messagerie qui prévient les élèves, les comptes du personnel et la sauvegarde des dossiers d'inscription. C'est là que se produit la majorité des interruptions réelles, pas chez l'éditeur. Nous tenons ce socle et nous vous disons quand la panne se situe ailleurs.
Remplacez-vous le logiciel métier pour les auto-écoles ?
Non, sauf demande explicite. Nous tenons les postes, le réseau, la messagerie, la sauvegarde et le site autour de votre outil. L'éditeur reste l'éditeur.
Comment démarre un contrat pour les auto-écoles ?
Un audit de parc, puis un contrat d'infogérance à partir de 120 HT par mois. Le site se chiffre à part, à partir de 1490 HT. Vous pouvez aussi passer par l'urgence sans contrat.
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