Infogérance, sites et cloud pour les études notariales
Une étude notariale fait circuler par messagerie des pièces et des coordonnées bancaires, et c'est exactement ce que les fraudeurs cherchent à intercepter.
Une étude qui traite ses dossiers par messagerie
Une étude notariale du Bassin Genevois avance dossier par dossier, et chaque dossier avance par écrit. Les clercs échangent avec les vendeurs, les acquéreurs, les agences, les banques, les diagnostiqueurs et les confrères. Les pièces circulent en pièces jointes, souvent lourdes, et l'étude reçoit chaque jour des documents d'identité, des relevés et des coordonnées bancaires.
Cette centralité de la messagerie crée deux difficultés. La première est mécanique : les boîtes se remplissent, les envois volumineux sont refusés, et un dossier attend parce qu'un fichier n'est jamais arrivé. La seconde est plus grave : une étude est une cible identifiée, parce que les montants en jeu sont connus et qu'imiter une adresse suffit à faire changer un numéro de compte au mauvais moment.
Ce que nous durcissons sur la correspondance de l'étude
Nous travaillons d'abord sur la messagerie : boîtes professionnelles correctement dimensionnées, déclarations de domaine qui permettent à vos destinataires de vérifier que le message vient bien de vous, filtrage Mailinblack réglé sur vos correspondants réels, et une deuxième vérification obligatoire à la connexion. Les postes des clercs et la salle de signature passent sous Bitdefender EDR et supervision, avec sauvegarde testée et support 24/7 sous contrat.
Nous ne remplaçons pas votre logiciel d'étude et nous ne touchons pas à ses échanges avec les plateformes de votre profession : ce périmètre appartient à votre éditeur, avec qui nous échangeons volontiers. Nous ne portons aucun avis sur la validité d'un acte, sur vos obligations de conservation ou sur une question déontologique : votre chambre et votre conseil sont les interlocuteurs légitimes. Nous tenons le socle technique et nous documentons ce que nous mettons en place.
Les trois demandes courantes d'une étude notariale
Pièces jointes trop lourdes pour un mail
Un dossier complet, des plans et des diagnostics scannés dépassent régulièrement la taille acceptée par la boîte du destinataire. Nous mettons en place un moyen de transmission contrôlé, avec une trace des envois et une copie conservée par l'étude. Vous cessez de découper un document en cinq messages.
Adresse de l'étude imitée
Une correspondance de dossier peut être imitée avec une adresse très proche de la vôtre ou de celle d'un intervenant. Nous publions les déclarations qui permettent aux serveurs destinataires de rejeter les messages non autorisés, et nous marquons ceux qui viennent de l'extérieur. Cela ne remplace pas la vigilance humaine, mais cela retire une grande partie des tentatives.
Matin de signature sans incident
Le jour d'un acte, un poste bloqué ou une imprimante muette immobilise plusieurs personnes qui se sont déplacées. Nous supervisons ces équipements et nous prenons la main à distance en première intention. Si le matériel doit être remplacé, nous nous déplaçons sur site.
Ce que nous couvrons pour une étude notariale
Infogérance
Nous prenons sous contrat les postes des clercs, la salle de signature, les copieurs, la messagerie et les sauvegardes, avec Bitdefender EDR et le support 24/7. Le contrat se dimensionne sur l'inventaire réel, à partir de 120 HT par mois après audit. Contrat à partir de 120 HT par mois, après audit.
Sites internet
Nous produisons un site sobre qui présente l'étude, ses domaines d'intervention, l'équipe et les moyens de contact, avec des mentions légales à jour. La création part de 1490 HT, et le suivi du site est en général compris dans le contrat. Création à partir de 1490 HT, maintenance ensuite.
Expertise cloud
Le cloud sert ici à porter la copie hors site des dossiers et de la correspondance, indépendamment du serveur de l'étude. Quand une reprise complète est nécessaire, nous la construisons au taux journalier de 1000 HT. Quand le dossier le demande, à la journée.
La messagerie de l'étude, des pièces lourdes aux accès partagés
La messagerie d'une étude n'est pas un outil de confort, c'est le lieu où le dossier existe. Cela impose de la traiter comme un système à part entière, avec un dimensionnement, une administration et une politique d'accès. La plupart des difficultés que nous reprenons viennent d'un historique : des boîtes créées au fil des arrivées, des adresses génériques utilisées par plusieurs personnes, des règles de transfert oubliées.
Le premier travail consiste à remettre de l'ordre dans les boîtes, leur taille et le chemin que suivent les messages. Quand une migration est nécessaire, elle se prépare pour ne perdre aucun message et pour que la bascule des enregistrements de domaine ne coupe pas la réception : nous décrivons ce déroulé dans notre article sur les boîtes, les MX et une migration sans perte de mail.
Le second travail porte sur les accès, et c'est là que se situe le risque le plus sérieux. Une adresse générique utilisée par trois personnes avec un mot de passe commun ne permet ni de savoir qui a envoyé quoi, ni de retirer un accès quand quelqu'un part : nous rendons les comptes nominatifs, nous ajoutons une deuxième vérification et nous plaçons les identifiants encore partagés dans un coffre de mots de passe d'équipe. Sur la fraude par imitation de correspondance, nous restons précis sur nos limites : nous réduisons fortement le nombre de messages frauduleux qui arrivent, mais nous ne pouvons pas empêcher un collaborateur de faire confiance à un message habilement rédigé. La page protection de la messagerie décrit notre périmètre, et un audit de votre messagerie est le point de départ habituel.
Comment nous procédons
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Audit de votre parc
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Contrat sur mesure
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Suivi 24/7
Métiers proches
Juridique et chiffre
Cabinet d'avocats
Un avocat travaille autant hors du cabinet qu'à son bureau, et ses dossiers voyagent donc dans un sac et sur des réseaux qu'il ne maîtrise pas.
Juridique et chiffre
Cabinet d'expertise comptable
Un cabinet d'expertise comptable travaille en pointe pendant les clôtures, et c'est justement la période où il ne peut rien arrêter.
Immobilier et BTP
Agence immobilière
Une agence perd des mandats quand son site rame ou quand une demande de visite reste sans réponse.
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Questions fréquentes
Intervenez-vous pour les études notariales du Bassin Genevois ?
Oui. Une étude notariale fait circuler par messagerie des pièces et des coordonnées bancaires, et c'est exactement ce que les fraudeurs cherchent à intercepter. Nous nous déplaçons sur site dans le Bassin Genevois et nous prenons en main à distance, selon ce que la panne exige.
Pouvez-vous empêcher qu'on imite l'adresse de l'étude ?
Nous réduisons fortement le phénomène en publiant les déclarations qui autorisent uniquement vos serveurs à envoyer en votre nom, en filtrant en amont et en signalant les messages externes. Nous ne pouvons pas garantir qu'aucun message frauduleux n'atteindra jamais une boîte, et la vérification interne d'un changement de coordonnées bancaires reste une décision de l'étude.
Intervenez-vous sur les échanges avec les plateformes de la profession ?
Non, ces échanges relèvent de votre logiciel d'étude et de son éditeur, qui en maîtrise les formats et les certificats. Nous nous assurons que le poste, le réseau et les accès nécessaires fonctionnent, et nous fournissons les éléments techniques à l'éditeur en cas d'incident. Pour toute question déontologique, votre chambre est l'interlocuteur approprié.
Remplacez-vous le logiciel métier pour les études notariales ?
Non, sauf demande explicite. Nous tenons les postes, le réseau, la messagerie, la sauvegarde et le site autour de votre outil. L'éditeur reste l'éditeur.
Comment démarre un contrat pour les études notariales ?
Un audit de parc, puis un contrat d'infogérance à partir de 120 HT par mois. Le site se chiffre à part, à partir de 1490 HT. Vous pouvez aussi passer par l'urgence sans contrat.
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