Infogérance, sites et cloud pour les experts-comptables
Un cabinet d'expertise comptable travaille en pointe pendant les clôtures, et c'est justement la période où il ne peut rien arrêter.
Une activité en pointe, sans fenêtre pour la maintenance
Un cabinet d'expertise comptable ne travaille pas à charge constante. Une grande partie de l'année se passe en production régulière, puis viennent les périodes de clôture et de déclarations, où l'ensemble des collaborateurs traite en parallèle de nombreux dossiers clients avec des échéances qui ne se négocient pas. Chacun ouvre alors plusieurs applications, travaille sur des dossiers partagés et échange en permanence des pièces avec les clients.
Cette saisonnalité crée un problème simple : il n'existe plus de créneau pour intervenir. Un serveur qui sature, un poste à remplacer, une sauvegarde en échec dont personne ne lit le rapport, tout attend la fin de la saison. Et quand un incident survient en pleine période, il ne coûte pas une journée à une personne mais des heures à tout le cabinet.
Préparer hors saison ce qui ne peut pas attendre en saison
Nous calons un calendrier annuel sur votre activité, et non sur la nôtre. Les changements structurants, remplacement de postes, montée de version, réorganisation du stockage, se préparent et s'exécutent pendant les périodes creuses. Pendant les pointes, nous passons en mode conservation : supervision resserrée, aucun changement non indispensable, traitement des incidents en priorité et support 24/7 sous contrat. Vous savez à l'avance ce qui va bouger et quand.
Nous ne remplaçons pas votre logiciel de production comptable, votre outil de paie ou votre plateforme de dématérialisation, et nous n'intervenons pas sur leur paramétrage métier. Nous ne donnons aucun avis comptable, fiscal ou social, ce qui va de soi dans notre relation avec un cabinet. Nous tenons les postes, le serveur de dossiers, la messagerie, les échanges de fichiers et les sauvegardes, et nous qualifions les incidents pour que le bon ticket arrive au bon endroit.
Les trois demandes récurrentes d'un cabinet comptable
Incident en pleine période de clôture
Une panne pendant la saison touche tout le cabinet en même temps, parce que tout le monde dépend des mêmes ressources. Nous traitons ces incidents en priorité, avec une prise en main à distance dès votre appel et une astreinte 24/7 sous contrat. Les corrections de fond qui exigent une coupure sont reportées après la période.
Échanges de pièces avec les clients
Les pièces arrivent par tous les canaux : mail, portail, clé USB apportée à l'accueil, photographie envoyée depuis un téléphone. Nous mettons en place un chemin unique et identifié pour ces dépôts, avec des droits par dossier. Le classement reste le vôtre, mais les pièces cessent de se perdre.
Serveur de dossiers encore sur site
Beaucoup de cabinets conservent un serveur de fichiers interne, chargé de rôles accumulés au fil des années. Nous cartographions ces rôles, nous supervisons la machine et nous testons la restauration d'un dossier client complet. La décision d'un changement se prend ensuite, avec des chiffres.
Ce que nous couvrons pour un cabinet d'expertise comptable
Infogérance
Nous prenons sous contrat les postes des collaborateurs, le serveur de dossiers s'il est encore sur site, la messagerie filtrée, les accès distants et les sauvegardes, avec Bitdefender EDR et le support 24/7. Le contrat se dimensionne après audit, à partir de 120 HT par mois. Contrat à partir de 120 HT par mois, après audit.
Sites internet
Nous produisons un site qui présente les missions du cabinet, l'équipe et les offres d'emploi, sujet devenu déterminant pour recruter. La création part de 1490 HT, et la maintenance est en général comprise dans le contrat d'infogérance. Création à partir de 1490 HT, maintenance ensuite.
Expertise cloud
Le cloud sert à sortir la copie des dossiers du bâtiment et, quand le cabinet grandit, à héberger les environnements de travail des collaborateurs. Ces missions se traitent au taux journalier de 1000 HT, avec un calendrier posé hors clôture. Quand le dossier le demande, à la journée.
Le serveur de dossiers du cabinet, rôle par rôle
Dans un cabinet d'expertise comptable, le serveur interne est souvent la pièce la plus ancienne et la moins documentée du parc. Il a commencé comme un simple partage de fichiers, puis il a reçu l'annuaire des comptes, l'application de production, la sauvegarde, parfois l'impression et un accès distant ouvert pendant une période de télétravail. Chaque ajout se justifiait, mais l'ensemble aboutit à une machine dont l'arrêt suspend l'activité du cabinet entier.
Nous séparons donc les rôles sur le papier avant de toucher au matériel : l'annuaire et les comptes, le stockage des dossiers, l'application, la sauvegarde. Cette cartographie révèle les mauvaises habitudes accumulées, par exemple une sauvegarde stockée sur la machine qu'elle est censée protéger. Nous détaillons les rôles à garder et les pratiques à arrêter dans notre article sur Windows Server dans une PME.
Vient ensuite le partage des dossiers clients, souvent abordé à l'envers. Recopier l'arborescence du serveur dans un espace en ligne produit une organisation illisible et des droits impossibles à tenir : nous préférons deux espaces bien nommés, avec des droits par équipe et par dossier, comme nous le décrivons dans notre article sur SharePoint pour une PME.
Le dernier point est la sauvegarde, que nous traitons comme une obligation de résultat vérifiable et non comme une case cochée. Nous restaurons un dossier client complet sur un environnement de test, hors période de pointe, sans transformer le temps mesuré en engagement contractuel. La page gestion de serveurs décrit ce que nous supervisons, et un audit hors clôture est le bon moment pour lancer ce chantier.
Comment nous procédons
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Audit de votre parc
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Contrat sur mesure
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Suivi 24/7
Métiers proches
Juridique et chiffre
Fiduciaire
Une fiduciaire doit souvent pouvoir dire où ses données sont stockées, et cette question se décide au moment de l'architecture, pas après.
Juridique et chiffre
Étude notariale
Une étude notariale fait circuler par messagerie des pièces et des coordonnées bancaires, et c'est exactement ce que les fraudeurs cherchent à intercepter.
Juridique et chiffre
Conseiller en gestion de patrimoine
Un conseiller en gestion de patrimoine accumule des accès à des outils et des portails, et il faut pouvoir tous les retirer le jour où quelqu'un part.
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Questions fréquentes
Intervenez-vous pour les experts-comptables du Bassin Genevois ?
Oui. Un cabinet d'expertise comptable travaille en pointe pendant les clôtures, et c'est justement la période où il ne peut rien arrêter. Nous nous déplaçons sur site dans le Bassin Genevois et nous prenons en main à distance, selon ce que la panne exige.
Comment évitez-vous d'intervenir pendant nos périodes de clôture ?
Nous établissons avec vous un calendrier annuel qui identifie vos périodes de pointe, et nous y interdisons les changements non indispensables. Les migrations, remplacements de postes et montées de version se planifient dans les périodes creuses. Pendant la saison, nous restons en traitement d'incidents et en supervision resserrée.
Intervenez-vous sur notre logiciel de production comptable ?
Non, son paramétrage et ses mises à jour fonctionnelles restent chez votre éditeur. Nous préparons le poste, le serveur, les droits et le réseau dont il a besoin, et nous ouvrons le ticket avec vous en cas d'incident applicatif.
Remplacez-vous le logiciel métier pour les experts-comptables ?
Non, sauf demande explicite. Nous tenons les postes, le réseau, la messagerie, la sauvegarde et le site autour de votre outil. L'éditeur reste l'éditeur.
Comment démarre un contrat pour les experts-comptables ?
Un audit de parc, puis un contrat d'infogérance à partir de 120 HT par mois. Le site se chiffre à part, à partir de 1490 HT. Vous pouvez aussi passer par l'urgence sans contrat.
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