Le copieur du couloir numérise un contrat, et le document part par courriel vers le service concerné. Le bouton fonctionne depuis des années, jusqu'au matin où la comptable signale qu'elle ne reçoit plus rien. Après vérification, les documents partent bien du copieur mais atterrissent dans les indésirables, quand ils ne sont pas purement rejetés par le serveur destinataire. Personne n'a touché à la machine. Ce qui a changé, c'est le durcissement des règles d'authentification des expéditeurs, et le copieur n'a jamais été configuré pour y répondre.
Un copieur multifonction qui envoie des documents est un équipement réseau à part entière, avec une adresse, un compte administrateur, un micrologiciel et une capacité à émettre du courrier électronique. Il mérite donc la même attention qu'un poste de travail, et il entre à ce titre dans la gestion de parc informatique que nous assurons à partir de 120 HT / mois dans le Bassin Genevois.
Ce qui se passe réellement quand un copieur envoie un document par courriel
Le copieur ne dépose pas magiquement un fichier dans une boîte de réception. Il se comporte comme un client de messagerie : il ouvre une connexion vers un serveur d'envoi, lui remet un message avec le fichier numérisé en pièce jointe, et ce serveur se charge de le remettre au destinataire. Toute la question tient à l'identité sous laquelle il se présente.
Si le copieur est configuré pour envoyer directement vers Internet, ou pour se présenter à un serveur sans s'authentifier, le message quitte votre réseau sans qu'aucun élément ne prouve qu'il vient bien de votre domaine. Or les serveurs destinataires vérifient aujourd'hui trois choses : que l'adresse du serveur émetteur figure bien dans les enregistrements publiés pour votre domaine, que le message porte une signature cryptographique valide, et que la politique déclarée par votre domaine autorise ce cas de figure. Ces trois mécanismes s'appellent SPF, DKIM et DMARC, et nous les expliquons en détail dans notre article sur les e-mails qui arrivent en indésirables.
Un copieur qui envoie sans authentification échoue à ces contrôles. Le résultat va du classement en indésirable au rejet pur et simple, et il varie d'un destinataire à l'autre, ce qui explique pourquoi le problème passe longtemps inaperçu : les documents envoyés en interne arrivent, ceux envoyés à un cabinet extérieur disparaissent. Pire, une machine qui émet sans contrôle depuis votre réseau finit par dégrader la réputation de votre domaine, et ce sont alors tous vos courriels qui en pâtissent.
La bonne configuration consiste donc à faire authentifier le copieur auprès d'un serveur d'envoi légitime, avec un compte dédié, un mot de passe propre à cet usage et une connexion chiffrée. Le message est alors traité exactement comme celui d'un utilisateur de l'entreprise : il est signé, il passe les contrôles, et il arrive.
Les trois façons de faire partir un scan, et celle que nous retenons
Nous rencontrons trois montages sur le terrain, et ils ne se valent pas.
- Le copieur envoie directement vers Internet, sans passer par aucun serveur de l'entreprise. C'est le montage le plus fréquent chez les machines installées par un fournisseur de matériel sans coordination avec l'informatique, et c'est celui qui produit les documents perdus. Nous le remplaçons systématiquement.
- Le copieur s'authentifie auprès du service de messagerie de l'entreprise avec un compte dédié, sur le port de soumission prévu à cet effet et en connexion chiffrée. C'est la solution que nous retenons dans la grande majorité des cas, y compris sur Exchange Online et sur une messagerie Infomaniak. Elle suppose que la machine supporte les méthodes d'authentification modernes, ce qui n'est pas toujours le cas des modèles anciens.
- Le copieur passe par un relais interne ou par un connecteur déclaré côté service de messagerie, associé à l'adresse publique fixe de l'entreprise. C'est la réponse aux machines trop anciennes pour s'authentifier correctement, et elle exige que cette adresse publique soit stable et déclarée.
Dans les trois cas, nous utilisons une adresse d'expéditeur qui appartient à l'entreprise et qui est identifiable, du type d'une boîte de service dédiée à la numérisation. Nous n'utilisons jamais l'adresse personnelle d'un collaborateur, parce que le flux devient alors dépendant de son compte et s'interrompt le jour de son départ.
Le copieur est aussi un équipement exposé, pas un meuble de couloir
L'aspect messagerie n'épuise pas le sujet. Une machine multifonction stocke temporairement les documents numérisés, conserve souvent un carnet d'adresses complet de l'entreprise, expose une interface d'administration par navigateur, et embarque un micrologiciel qui reçoit des correctifs de son fabricant. Nous relevons régulièrement les mêmes défauts.
- L'interface d'administration conserve le mot de passe défini en usine, qui figure dans la documentation publique du modèle. N'importe qui sur le réseau peut alors lire le carnet d'adresses, modifier la destination des numérisations, ou consulter l'historique des travaux.
- Le copieur est raccordé au même réseau que le Wi-Fi ouvert aux visiteurs, ce qui le rend accessible depuis la salle d'attente. Cette séparation est précisément l'objet de notre article sur le Wi-Fi professionnel.
- Les travaux d'impression partent sans code de retrait, si bien qu'un bulletin de paie ou un compte rendu médical attend dans le bac jusqu'à ce que quelqu'un vienne le prendre.
- Le micrologiciel n'a pas été mis à jour depuis l'installation, alors que les fabricants publient régulièrement des correctifs de sécurité pour ces appareils.
Ces points comptent d'autant plus que les documents numérisés dans une PME sont rarement anodins : dossiers de patients dans un cabinet, pièces d'identité dans une agence, bulletins de paie dans un service administratif, actes chez un professionnel du droit.
Notre remise en état d'un flux de numérisation
Nous commençons par relever ce qui existe : modèle et version du micrologiciel, adresse réseau et segment sur lequel la machine se trouve, mode d'envoi actuel, adresse d'expéditeur utilisée, destinataires enregistrés dans le carnet d'adresses, et état du mot de passe d'administration. Cet inventaire prend peu de temps et révèle presque toujours une surprise.
Nous reconstruisons ensuite le flux d'envoi avec un compte dédié et une authentification correcte, puis nous vérifions la bonne réception depuis une adresse interne et depuis une adresse externe, car les deux ne se comportent pas de la même manière. Nous contrôlons dans la foulée que les enregistrements publiés pour votre domaine couvrent bien ce nouvel émetteur, sans ouvrir plus large que nécessaire. Nous changeons le mot de passe d'administration, nous plaçons la machine sur le réseau interne et non sur celui des visiteurs, nous mettons le micrologiciel à jour, et nous réinstallons proprement les pilotes sur les postes Windows et Mac afin que plus personne n'imprime par clé USB. Ce dernier point rejoint notre article sur les parcs mixtes Windows et Mac.
Nous terminons en documentant la configuration dans le dossier client, ce qui permet de remonter le flux à l'identique le jour où le copieur est remplacé par le loueur. Nous intervenons sur site dans le Bassin Genevois pour le raccordement, le reste se traite à distance, et le montant hors taxes est le même en euros et en francs.
Si vos numérisations n'arrivent plus, ou si elles partent aujourd'hui vers une boîte personnelle, décrivez-nous la situation. Nous reprenons le flux avant d'envisager le remplacement de la machine, car le problème vient presque toujours de la configuration et non du matériel.